프로젝트에서 내부기획자와 외부기획자의 차이: 각자의 역할과 시너지

프로젝트를 진행할 때 기획자의 포지션은 생각보다 많은 차이를 만들어냅니다. 같은 '기획자'라는 타이틀을 가졌더라도 내부기획자와 외부기획자는 서로 다른 관점과 역할을 가지고 있지요.

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내부기획자와 외부기획자: 본질적 차이

기획자의 위치에 따라 바라보는 시각과 접근 방식이 달라집니다. 여러분이 회사에서 직접 겪었던 경험을 떠올려 보세요. 내부에서 바라본 문제와 외부에서 바라본 문제는 같은 문제라도 다르게 보이지 않았나요?

내부기획자는 조직의 일원으로서 회사의 문화, 비즈니스 모델, 내부 정책과 제약사항에 깊이 이해하고 있습니다. 이들은 회사의 DNA를 체화한 사람들이라고 할 수 있어요.

외부기획자는 컨설턴트나 외주 업체의 기획자로, 다양한 프로젝트 경험과 객관적인 시각을 가지고 있습니다. 이들은 내부에서 보지 못하는 새로운 시각과 트렌드를 제시할 수 있는 강점이 있습니다.

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내부기획자의 특징과 장점

내부기획자는 회사의 비즈니스 모델과 서비스 특성을 깊이 이해하고 있다는 점이 가장 큰 강점입니다. 몇 년 전 한 대형 이커머스 회사에서 만났던 내부기획자는 회사의 특수한 물류 시스템까지 완벽하게 이해하고 있어서 사용자 경험과 시스템을 효과적으로 연결할 수 있었습니다.

내부기획자의 주요 장점:

1. 회사와 서비스에 대한 깊은 이해도: 내부 시스템, 정책, 제약사항을 정확히 알고 있어 현실적인 기획이 가능합니다.
2. 내부 리소스 활용 능력: 조직 내 다양한 부서와의 협업 경험과 관계가 있어 리소스를 효율적으로 활용할 수 있습니다.
3. 장기적 서비스 비전과의 연계: 회사의 장기적인 방향성을 이해하고 지속적으로 서비스를 발전시킬 수 있는 관점을 가지고 있습니다.
4. 비즈니스 맥락 이해: 회사의 수익 구조와 비즈니스 모델을 깊이 이해하고 있어 경영진의 의사결정에 부합하는 기획이 가능합니다.

내부기획자는 프로젝트가 끝난 후에도 계속해서 서비스를 관리하고 발전시켜 나가는 역할을 담당합니다. 그들의 성공은 곧 회사의 성공과 직결되어 있다는 점에서 책임감이 큽니다.

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외부기획자의 특징과 장점

외부기획자는 다양한 산업과 프로젝트를 경험하면서 얻은 폭넓은 시각을 가지고 있다는 것이 가장 큰 장점입니다. 몇 년 전 제가 외부기획자로 참여했던 금융 앱 리뉴얼 프로젝트에서는 타 산업의 UX 디자인 패턴을 적용해 기존의 딱딱한 은행 앱에 새로운 바람을 불어넣을 수 있었습니다.

외부기획자의 주요 장점:

1. 객관적 시각과 신선한 아이디어: 내부에서는 당연시되는 관행과 문제점을 발견하고 새로운 해결책을 제시할 수 있습니다.
2. 다양한 산업과 프로젝트 경험: 여러 산업의 Best Practice와 트렌드를 적용할 수 있는 능력을 갖추고 있습니다.
3. 방법론과 프로세스에 대한 전문성: 체계적인 방법론과 프로세스를 통해 프로젝트를 효율적으로 이끌어갈 수 있습니다.
4. 결과물 중심의 명확한 목표 설정: 계약된 결과물 도출에 집중하기 때문에 명확한 목표와 일정 관리가 가능합니다.

외부기획자는 한정된 기간 내에 최대한의 가치를 만들어내야 한다는 시간적 압박이 있지만, 그만큼 집중력과 효율성이 높다는 특징이 있습니다.

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프로젝트 단계별 내/외부 기획자의 역할 차이

프로젝트의 단계에 따라 내부기획자와 외부기획자의 역할과 강점이 달라집니다. 실제 프로젝트 경험을 바탕으로 각 단계별 차이점을 살펴보겠습니다.

1. 기획 및 분석 단계

내부기획자: 비즈니스 요구사항 정의, 내부 이해관계자 의견 수렴, 서비스 방향성 설정 외부기획자: 사용자 리서치, 시장 분석, 벤치마킹, 객관적 문제점 도출

지난해 진행했던 한 쇼핑몰 개편 프로젝트에서 내부기획자는 판매 데이터와 운영 이슈를 바탕으로 핵심 개선 포인트를 정의했고, 외부기획자는 경쟁사 분석과 사용자 리서치를 통해 새로운 기회 영역을 발굴했습니다.

2. 설계 단계

내부기획자: 시스템 연동 지점 식별, 내부 제약사항 반영, 장기적 확장성 고려 외부기획자: 사용자 중심 설계, 최신 UX 트렌드 적용, 혁신적 아이디어 제안

이 단계에서는 종종 내부기획자의 현실적 제약과 외부기획자의 이상적 제안 사이에서 균형을 맞추는 과정이 필요합니다. 서로의 관점을 존중하고 최적의 방안을 도출하는 것이 중요합니다.

3. 개발 및 검증 단계

내부기획자: 내부 개발팀과의 소통, 요구사항 변경 관리, 비즈니스 우선순위 조정 외부기획자: 품질 관리, 상세 스펙 정의, 프로토타입 검증

개발 단계에서는 내부기획자가 조직 내부의 변화 관리와 리소스 조율을 담당하는 반면, 외부기획자는 명확한 스펙과 품질 기준을 제시하는 데 집중합니다.

4. 출시 및 운영 단계

내부기획자: 지속적인 서비스 개선, 유지보수 계획 수립, 사후 관리 외부기획자: 출시 전 최종 검증, 성과 측정 지표 설정, 지식 이전

한 여행 앱 프로젝트에서는 외부기획자가 성공적으로 앱을 출시한 후, 내부기획자에게 서비스 운영 노하우와 향후 발전 방향에 대한 로드맵을 제공하여 원활한 인수인계가 이루어졌습니다.

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내/외부 기획자 협업 시 발생하는 갈등과 해결책

두 유형의 기획자가 함께 일할 때는 서로 다른 접근 방식과 우선순위로 인해 갈등이 발생할 수 있습니다. 실제 프로젝트에서 경험한 몇 가지 일반적인 갈등 상황과 해결 방안을 공유합니다.

1. 비전과 현실의 충돌

외부기획자가 제안하는 혁신적인 아이디어가 내부 시스템이나 정책과 충돌하는 경우가 많습니다. 한 프로젝트에서는 외부기획자가 제안한 회원가입 간소화 방안이 내부 정책과 충돌했습니다.

해결책: 초기 단계에서 내부 제약사항과 변경 가능한 요소를 명확히 구분하고, 외부기획자에게 충분한 컨텍스트를 제공합니다. 가능성과 제약을 투명하게 공유하는 것이 중요합니다.

2. 프로세스와 문화적 차이

외부기획자는 체계적인 방법론에 익숙한 반면, 내부기획자는 조직 특유의 업무 방식에 익숙한 경우가 많습니다. 이로 인해 문서화 수준, 의사결정 방식 등에서 충돌이 발생할 수 있습니다.

해결책: 프로젝트 초기에 함께 프로세스를 정의하고, 서로의 업무 방식을 존중하는 문화를 조성합니다. 양쪽의 장점을 취합한 하이브리드 프로세스를 구축한다면 더 효율적인 협업이 가능합니다.

3. 책임과 권한의 모호함

누가 최종 의사결정권을 가지는지, 각자의 책임 범위는 어디까지인지 불명확할 때 갈등이 발생합니다. 특히 요구사항이 변경되거나 이슈가 발생했을 때 책임 소재가 불분명하면 프로젝트가 지연될 수 있습니다.

해결책: RACI 매트릭스(Responsible, Accountable, Consulted, Informed)와 같은 도구를 활용해 역할과 책임을 명확히 정의합니다. 정기적인 커뮤니케이션 채널을 통해 의사결정 과정을 투명하게 관리합니다.

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효과적인 내/외부 기획자 협업 모델

이상적인 협업 모델은 양쪽의 강점을 최대한 활용하는 것입니다. 실제로 성공적이었던 협업 모델을 몇 가지 소개합니다.

1. 내부 지식과 외부 전문성의 결합

내부기획자가 비즈니스 맥락과 시스템 지식을 제공하고, 외부기획자가 방법론과 새로운 시각을 제공하는 모델입니다.

한 대형 포털 사이트 개편 프로젝트에서는 내부기획자가 서비스의 복잡한 구조와 데이터 흐름을 설명하고, 외부기획자가 사용자 중심 설계 방법론을 적용해 함께 새로운 구조를 만들어 나갔습니다.

2. 역할 기반 분업 모델

내부기획자는 비즈니스 요구사항 관리와 내부 조정을, 외부기획자는 사용자 경험 설계와 상세 스펙 정의를 담당하는 방식입니다.

금융 앱 개발 프로젝트에서는 내부기획자가 복잡한 금융 상품 로직과 규제 요건을 관리하고, 외부기획자가 사용자 여정과 화면 설계에 집중하는 방식으로 효율적인 협업이 이루어졌습니다.

3. 단계별 리드 전환 모델

프로젝트 단계에 따라 주도권을 전환하는 모델입니다. 초기 기획과 설계는 외부기획자가 주도하고, 개발 단계부터는 내부기획자가 주도권을 가져가는 방식입니다.

한 리테일 기업의 옴니채널 구축 프로젝트에서는 초기 컨셉과 설계는 외부기획자가 주도했고, 점진적으로 내부기획자에게 지식을 이전하며 운영 단계에서는 내부기획자가 완전히 주도권을 가져가는 방식으로 진행했습니다.

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내/외부 기획자 선택 시 고려사항

프로젝트의 성격에 따라 내부기획자와 외부기획자 중 어떤 유형이 더 적합한지, 또는 어떻게 조합할지 결정해야 합니다.

내부기획자가 적합한 상황:

1. 기존 서비스의 점진적 개선이 필요할 때
2. 회사 특유의 복잡한 시스템과 깊은 연계가 필요할 때
3. 장기적인 서비스 운영과 지속적인 발전이 중요할 때
4. 내부 이해관계자 관리가 중요한 프로젝트일 때

외부기획자가 적합한 상황:

1. 혁신적인 변화와 새로운 시각이 필요할 때
2. 특수한 전문성이나 경험이 요구될 때
3. 객관적인 평가와 분석이 중요할 때
4. 단기간에 집중적으로 프로젝트를 완료해야 할 때

함께 활용하는 것이 좋은 상황:

1. 대규모 시스템 리뉴얼이나 새로운 서비스 개발과 같은 복잡한 프로젝트
2. 내부 역량 강화와 동시에 혁신적인 결과물이 필요한 경우
3. 외부 트렌드와 내부 특성을 모두 반영해야 하는 프로젝트

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내/외부 기획자로서의 커리어 개발

마지막으로, 각 포지션에서의 커리어 성장과 발전 방향에 대해 이야기해 보겠습니다.

내부기획자로서의 성장 경로:

1. 도메인 전문성 강화: 해당 산업과 비즈니스에 대한 깊은 이해를 바탕으로 도메인 전문가로 성장
2. 조직 내 영향력 확대: 다양한 부서와의 협업을 통해 조직 내 리더십 발휘
3. 서비스 발전에 기여: 장기적인 비전 수립과 전략적 의사결정에 참여
4. 매니지먼트 역할 확장: 기획팀 리드와 같은 관리자 역할로 성장

외부기획자로서의 성장 경로:

1. 다양한 경험 축적: 여러 산업과 프로젝트를 경험하며 폭넓은 시각 확보
2. 방법론과 전문성 심화: 특정 영역(UX, 서비스 설계 등)에서의 전문성 강화
3. 컨설팅 역량 개발: 클라이언트 니즈 파악과 솔루션 제안 능력 향상
4. 프리랜서 또는 전문 컨설턴트로 발전: 독립적인 전문가로서의 커리어 구축

내부에서 외부로, 또는 외부에서 내부로 이동하는 것도 좋은 커리어 전략이 될 수 있습니다. 저 역시 내부기획자로 시작해 외부 컨설턴트로, 그리고 다시 내부 기획 리더로 경험을 쌓으며 다양한 관점을 배울 수 있었습니다.

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미래의 변화와 도전

기술과 업무 환경의 변화로 내/외부 기획자의 경계와 역할도 계속 변화하고 있습니다. 재택근무와 원격 협업이 일상화되면서 물리적 위치보다는 전문성과 기여도가 더 중요해지고 있습니다.

또한 AI와 같은 기술의 발전으로 반복적인 기획 업무는 자동화되고, 기획자는 더 전략적이고 창의적인 영역에 집중하게 될 것입니다. 내/외부 기획자 모두 이러한 변화에 대응하며 지속적으로 학습하고 진화해야 합니다.

결국 중요한 것은 '내부인가, 외부인가'보다는 프로젝트와 조직의 목표에 얼마나 가치를 더할 수 있는가 입니다. 각자의 강점을 살리고 약점을 보완하는 협업 모델을 구축한다면, 어떤 포지션에서든 훌륭한 결과물을 만들어낼 수 있을 것입니다.

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Jay Kim
웹/앱 서비스기획 26년차
현대경제연구원 IT분야 전문 컨설턴트
프로필 http://bit.ly/3E1OGQB
프로젝트 문의: mailside@gmail.com (카카오톡, 지메일)