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어드민 설계 - IA기준으로 어드민 메뉴 산출 하는 방법

BasicPlan 2025. 5. 22. 12:08

서비스를 론칭하기 위해 준비하는 과정에서 종종 어드민 설계가 뒷전으로 밀리는 경우가 많습니다.

사용자 중심의 서비스 기획에 집중하다 보면 어드민 영역은 마지막 순간에 급하게 설계하게 되는데, 이런 접근은 장기적으로 많은 운영 비효율과 혼란을 가져옵니다.

어드민은 단순히 백오피스가 아닌 서비스의 품질과 지속가능성을 결정짓는 중요한 요소입니다.


한번 대규모 쇼핑몰 플랫폼의 리뉴얼 프로젝트를 맡게 되었다고 가정해 봅시다.

프론트엔드 서비스 기획에 많은 시간과 노력을 투자한 후, 프로젝트 막바지에 어드민 설계를 시작했습니다.

그런데 막상 시작해보니 기존 어드민의 메뉴 구조가 너무 복잡하고 일관성이 없었습니다.

운영팀은 매일 사용하는 기능을 찾기 위해 여러 depth를 거쳐야 했고, 새로운 기능이 추가될 때마다 어디에 배치해야 할지 혼란스러웠습니다.

결국 이 문제를 해결하기 위해 프로젝트 일정을 연장해야 했고, 추가 비용이 발생했습니다.

이런 상황을 피하려면 어드민 설계를 서비스 기획 초기부터 함께 고려하고, 체계적인 방법으로 접근해야 합니다.


어드민 메뉴 설계의 중요성

어드민은 서비스의 숨겨진 엔진과 같습니다.

사용자에게는 보이지 않지만, 서비스가 원활하게 작동하도록 하는 핵심 요소입니다.

잘 설계된 어드민은 운영 효율성을 높이고, 데이터 관리의 정확성을 보장하며, 서비스 변화에 유연하게 대응할 수 있게 합니다.

일례로, 의료 서비스 앱 프로젝트에서 초기에 어드민 설계를 소홀히 했다가 서비스 오픈 후 문제가 발생한 경우가 있었습니다.

사용자 정보와 의료 데이터를 관리하는 메뉴 구조가 비효율적이어서 CS팀이 문의 대응 시간이 2배 이상 소요되었고, 결국 전체 어드민을 재설계해야 했습니다.


IA 기반 어드민 메뉴 설계 프로세스

어드민 메뉴를 효과적으로 설계하기 위해서는 서비스의 전체 구조와 일관성을 유지하면서도 운영 관점의 특수성을 고려해야 합니다.

IA(Information Architecture) 기반 접근법은 이런 복잡한 요구사항을 체계적으로 해결하는 데 도움이 됩니다.

1. 운영 요구사항 분석

어드민 설계의 첫 단계는 누가, 어떤 목적으로, 어떤 빈도로 어드민을 사용할지 이해하는 것입니다.

금융 서비스 앱의 경우, CS팀, 컨텐츠 관리팀, 시스템 관리팀, 마케팅팀 등 다양한 부서가 각기 다른 목적으로 어드민을 사용합니다.

각 팀의 업무 프로세스와 요구사항을 심층적으로 분석하여 필요한 기능과 접근 권한을 파악해야 합니다.

"우리는 어떤 기능이 필요한가요?"라고 단순히 물어보는 것보다, 실제 운영 시나리오를 통해 접근하는 것이 효과적입니다.

예를 들어, "고객이 결제 관련 문의를 했을 때 어떤 정보를 확인하고, 어떤 조치를 취하나요?"와 같은 질문이 더 구체적인 요구사항을 도출할 수 있습니다.


2. 데이터 구조 분석

서비스의 데이터 모델을 기반으로 어드민 메뉴 구조를 설계하는 것은 매우 효과적입니다.

콘텐츠 플랫폼 프로젝트에서 데이터 구조를 분석한 결과, 사용자, 콘텐츠, 구독, 결제, 통계 등의 주요 데이터 엔티티가 도출되었습니다.

이러한 엔티티는 자연스럽게 어드민의 대메뉴 구조로 발전했고, 각 엔티티 내의 관계와 속성은 하위 메뉴로 구성되었습니다.

데이터 모델링 도구나 ERD(Entity-Relationship Diagram)를 활용하면 이 과정을 더 체계적으로 진행할 수 있습니다.

주의할 점은 데이터 구조를 그대로 메뉴로 변환하는 것이 아니라, 운영 관점에서 의미 있는 그룹으로 재구성해야 한다는 것입니다.


3. 사용자 중심 그룹화

어드민도 결국 사용자가 사용하는 인터페이스입니다.

따라서 사용자 경험을 고려한 메뉴 구조가 필요합니다.

한 교육 플랫폼의 어드민 설계에서 초기에는 데이터 모델을 기준으로 메뉴를 구성했으나, 실제 운영팀의 업무 프로세스를 관찰한 결과 다른 접근이 필요했습니다.

운영팀은 '강좌 관리'와 '강사 관리'를 별도의 카테고리로 생각하기보다, '콘텐츠 관리'라는 하나의 워크플로우로 인식하고 있었습니다.

이런 인사이트를 바탕으로 데이터 중심이 아닌 업무 프로세스 중심으로 메뉴를 재구성했습니다.


4. 메뉴 계층 구조 설계

효과적인 어드민 메뉴는 적절한 깊이와 너비를 가져야 합니다.

너무 얕고 넓은 구조는 한 화면에 너무 많은 메뉴가 나열되어 혼란을 줄 수 있고, 너무 깊은 구조는 원하는 기능에 도달하기 위해 여러 단계를 거쳐야 하는 불편함이 있습니다.

일반적으로는 3-4단계 이내의 깊이가 적절하며, 각 단계별로 5-9개 정도의 메뉴 항목을 권장합니다.

소셜 미디어 플랫폼의 어드민 설계 과정에서 이런 원칙을 적용했더니, 기존 5단계 이상 깊이의 복잡한 메뉴 구조가 3단계로 간소화되었고, 운영팀의 업무 효율이 크게 향상되었습니다.


5. 네이밍 컨벤션 수립

일관된 메뉴 이름 규칙은 사용자가 메뉴의 기능을 직관적으로 이해하는 데 중요합니다.

B2B SaaS 플랫폼의 어드민 설계 시, 초기에는 개발팀과 기획팀이 각자 다른 용어를 사용해 혼란이 있었습니다.

'사용자 관리'와 '회원 관리', '설정'과 '환경설정' 등 유사한 기능을 지칭하는 다양한 용어가 혼재했습니다.

이를 해결하기 위해 공통 용어 사전을 만들고, 메뉴 네이밍에 일관된 패턴을 적용했습니다.

동사+명사 형태(예: '회원 관리', '결제 설정')로 통일하고, 비슷한 기능은 유사한 네이밍을 사용하도록 했습니다.


6. 접근 권한 설계

어드민 메뉴 설계에서 간과하기 쉬운 부분이 바로 접근 권한 설계입니다.

누가 어떤 메뉴에 접근할 수 있는지, 어떤 작업을 수행할 수 있는지 세밀하게 설계해야 합니다.

병원 관리 시스템의 어드민 설계에서 권한 모델을 초기부터 면밀히 계획했던 경험이 있습니다.

의사, 간호사, 행정 직원, 시스템 관리자 등 다양한 역할별로 접근 가능한 메뉴와 기능을 매트릭스 형태로 정의했습니다.

이 과정에서 중요했던 것은 '최소 권한의 원칙'을 따르는 것이었습니다.

각 역할에 필요한 최소한의 권한만 부여하여 보안 위험을 줄이고, 업무 효율성을 높였습니다.


7. 확장성 고려

서비스는 시간이 지남에 따라 진화하고 확장됩니다.

따라서 어드민 메뉴 구조도 이러한 변화에 유연하게 대응할 수 있어야 합니다.

스타트업의 배달 앱 프로젝트에서 초기에는 단순한 구조로 시작했지만, 서비스 확장을 고려한 메뉴 체계를 설계했습니다.

예를 들어, '파트너 관리'라는 메뉴를 만들 때 초기에는 음식점만 관리했지만, 향후 다양한 파트너(마트, 편의점, 꽃집 등)가 추가될 것을 예상하여 확장 가능한 구조로 설계했습니다.

이로 인해 새로운 비즈니스 모델이 추가되었을 때 어드민 메뉴 구조를 근본적으로 변경할 필요 없이 자연스럽게 확장할 수 있었습니다.


메뉴 설계의 산출물과 검증

체계적인 어드민 메뉴 설계 과정을 통해 다음과 같은 산출물을 생성할 수 있습니다:

  1. 어드민 메뉴 구조도: 전체 메뉴의 계층 구조를 시각적으로 표현한 다이어그램
  2. 메뉴별 기능 명세서: 각 메뉴에서 제공하는 기능과 데이터 항목을 상세히 기술한 문서
  3. 권한 매트릭스: 역할별 메뉴/기능 접근 권한을 정의한 표
  4. 네이밍 컨벤션 가이드: 메뉴 이름 작성에 대한 규칙과 용어 사전

이러한 산출물이 완성되면, 실제 운영 상황에서의 유효성을 검증하는 과정이 필요합니다.

핀테크 서비스의 어드민 설계 후, 운영팀과 함께 다양한 업무 시나리오를 시뮬레이션해보는 워크숍을 진행했습니다.

"고객이 결제 실패 문의를 했을 때", "이상 거래가 감지되었을 때", "새로운 프로모션을 등록할 때" 등의 시나리오에서 설계된 메뉴 구조가 효율적으로 작동하는지 테스트했습니다.

이 과정에서 발견된 문제점들은 최종 설계에 반영되어 더 완성도 높은 어드민이 구축될 수 있었습니다.


실제 메뉴 구조의 예시

어드민 메뉴 구조는 서비스의 성격과 운영 요구사항에 따라 크게 달라질 수 있지만, 일반적인 패턴은 존재합니다.

이커머스 플랫폼의 어드민 메뉴 구조를 예로 들어보면:

1단계(대메뉴)

  • 대시보드
  • 상품 관리
  • 주문/배송 관리
  • 회원 관리
  • 마케팅 관리
  • 컨텐츠 관리
  • 파트너 관리
  • 정산 관리
  • 통계/리포트
  • 시스템 설정

2단계(중메뉴의 예: 상품 관리 하위)

  • 상품 목록
  • 상품 등록/수정
  • 카테고리 관리
  • 옵션/재고 관리
  • 상품 검수
  • 상품 문의 관리
  • 리뷰 관리

3단계(소메뉴의 예: 리뷰 관리 하위)

  • 리뷰 목록
  • 신고 리뷰 관리
  • 리뷰 통계
  • 리뷰 정책 설정

이러한 구조는 데이터 모델과 운영 프로세스를 균형 있게 반영한 결과물입니다.


혹은 다른 예로, 교육 플랫폼의 어드민 메뉴 구조는 다음과 같이 구성될 수 있습니다:

1단계(대메뉴)

  • 대시보드
  • 학습자 관리
  • 강좌 관리
  • 강사 관리
  • 수강 관리
  • 결제/환불 관리
  • 커뮤니티 관리
  • 마케팅 관리
  • 통계/분석
  • 시스템 관리

2단계(중메뉴의 예: 강좌 관리 하위)

  • 강좌 목록
  • 강좌 등록/수정
  • 카테고리 관리
  • 커리큘럼 관리
  • 학습 자료 관리
  • 퀴즈/과제 관리
  • 수료증 관리

이런 메뉴 구조는 서비스의 핵심 가치와 운영 프로세스를 효과적으로 지원할 수 있도록 설계되었습니다.


어드민 설계의 실수와 교훈

많은 프로젝트에서 반복적으로 발견되는 어드민 설계의 실수들이 있습니다.

한 대형 미디어 플랫폼 프로젝트에서 겪은 어드민 설계의 실패 사례를 통해 중요한 교훈을 얻을 수 있었습니다.

초기에 개발팀이 주도하여 데이터베이스 구조를 그대로 반영한 어드민 메뉴를 구성했습니다.

그 결과, 운영팀이 일상적인 업무를 수행하기 위해 여러 메뉴를 오가야 하는 비효율이 발생했습니다.

예를 들어, 하나의 컨텐츠에 대한 관리 작업을 위해 '컨텐츠', '태그', '크리에이터', '댓글', '신고' 등 5개 이상의 서로 다른 메뉴를 방문해야 했습니다.

이 경험을 통해 깨달은 것은 어드민은 기술적 구조보다 운영 프로세스를 중심으로 설계되어야 한다는 점이었습니다.

결국 운영팀의 워크플로우를 분석하여 '컨텐츠 관리'라는 하나의 메뉴 내에서 대부분의 관련 작업을 처리할 수 있도록 재설계했습니다.


또 다른 실수는 확장성을 고려하지 않은 메뉴 설계입니다.

소셜 네트워킹 앱의 초기 버전에서는 단순한 피드 기반 서비스만 제공했기 때문에, 어드민도 '피드 관리', '사용자 관리', '신고 관리' 정도의 단순한 구조로 설계되었습니다.

그러나 서비스가 성장하면서 그룹, 이벤트, 마켓플레이스 등 다양한 기능이 추가되었고, 기존 어드민 구조로는 이를 효과적으로 관리할 수 없게 되었습니다.

결국 서비스가 확장될 때마다 어드민을 재설계해야 하는 비효율이 발생했습니다.

이 경험을 통해 초기 설계 단계에서부터 서비스의 장기적인 비전과 로드맵을 고려한 확장 가능한 메뉴 구조가 중요하다는 것을 배웠습니다.

서비스 기획자는 현재의 요구사항뿐만 아니라, 미래의 변화까지 예측하고 대응할 수 있는 유연한 설계를 지향해야 합니다.


어드민 메뉴를 설계할 때 현업의 목소리를 충분히 듣지 않는 것도 흔한 실수입니다.

기술적으로는 완벽하지만 실제 운영 현장에서는 사용하기 어려운 어드민이 만들어지는 경우가 많습니다.

한 여행 서비스 플랫폼에서는 개발팀과 기획팀이 주도하여 어드민을 설계했지만, 실제 사용자인 CS팀과 운영팀의 의견을 충분히 반영하지 않았습니다.

그 결과, 론칭 후 CS 응대 시간이 예상보다 2배 이상 걸리는 문제가 발생했고, 긴급하게 어드민 인터페이스를 개선해야 했습니다.

이 경험을 통해 어드민 설계의 초기 단계부터 실제 사용자인 운영팀, CS팀 등의 적극적인 참여가 필요하다는 것을 깨달았습니다.

워크숍, 인터뷰, 프로토타입 테스트 등을 통해 현업의 목소리를 설계에 반영하는 것이 성공적인 어드민 구축의 핵심입니다.

서비스 기획자로서 어드민 설계는 단순한 기술적 작업이 아닌, 사람과 프로세스를 이해하고 이를 효과적인 도구로 구현하는 창의적인 과정임을 항상 기억해야 합니다.


서비스 기획자에게 있어 어드민 설계는 사용자 경험 설계만큼이나 중요한 영역입니다.

잘 설계된 어드민은 운영의 효율성을 높이고, 서비스의 지속 가능한 성장을 뒷받침합니다.

IA 기반의 체계적인 접근법을 통해 현재의 운영 요구사항을 충족하면서도 미래의 변화에 유연하게 대응할 수 있는 어드민 메뉴 구조를 설계한다면 진정한 의미의 '완성된' 서비스를 제공할 수 있을 것입니다.


Jay Kim
웹/앱 서비스기획 26년차
현대경제연구원 IT분야 전문 컨설턴트
프로필 http://bit.ly/3E1OGQB
프로젝트 문의: mailside@gmail.com (카카오톡, 지메일)