플로우 작성 툴 알아보기: 피그마, MIRO, WHIMSICAL 등의 사용법

프로젝트 계획을 세우다 보면 머릿속 복잡한 생각들을 깔끔하게 정리해야 하는 순간이 찾아옵니다. 사용자 여정을 그려보고, 업무 프로세스를 시각화하고, 팀원들과 아이디어를 공유하는 과정에서 "어떤 도구를 써야 할까?"라는 고민이 생기죠.

한 전자상거래 플랫폼 리뉴얼 프로젝트에서 기존 결제 프로세스를 분석하다가 놀라운 사실을 발견했습니다. 11단계나 되는 복잡한 결제 과정이 사용자 이탈의 주요 원인이었던 것입니다.

이때 플로우차트 없이 이 문제를 파악하고 개선안을 제시하는 것은 거의 불가능했을 겁니다. 복잡한 프로세스를 시각적으로 표현하고, 문제점을 찾아내고, 개선된 흐름을 설계하는 과정에서 적절한 도구의 중요성을 절감했죠.

플로우 작성 도구의 선택 기준

플로우차트 도구를 선택할 때 가장 중요한 것은 프로젝트의 성격과 팀의 협업 방식입니다. 단순한 개인 작업용 도구와 대규모 팀 협업용 도구는 완전히 다른 접근이 필요하거든요.

개인적인 아이디어 정리나 간단한 프로세스 매핑이라면 직관적이고 빠른 도구가 적합합니다. 반면 복잡한 시스템 설계나 다부서 협업이 필요한 프로젝트라면 버전 관리, 실시간 협업, 상세한 주석 기능이 중요해집니다.

예산과 학습 비용도 고려해야 할 요소입니다. 무료 도구로도 충분한 경우가 많지만, 때로는 유료 도구의 고급 기능이 프로젝트 효율성을 크게 높이기도 합니다.

피그마(Figma): 디자이너의 언어로 소통하기

피그마는 원래 디자인 도구로 시작했지만, 플로우차트 작성에도 뛰어난 성능을 보여줍니다. 특히 디자인팀과의 협업이 중요한 프로젝트에서 그 진가를 발휘하죠.

한 모바일 뱅킹 앱 프로젝트에서 사용자 인증 플로우를 설계할 때였습니다. 보안팀, 개발팀, UX팀이 모두 참여하는 복잡한 프로세스였는데, 피그마를 사용해 플로우차트를 만들면서 동시에 각 단계의 UI 목업도 함께 작업할 수 있었습니다.

피그마의 장점

1. 실시간 협업: 여러 팀원이 동시에 작업하면서 즉시 피드백을 주고받을 수 있습니다.
2. 디자인 연계성: 플로우차트에서 바로 화면 설계로 넘어갈 수 있어 일관성 있는 작업이 가능합니다.
3. 버전 관리: 변경 사항을 체계적으로 추적하고 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
4. 컴포넌트 시스템: 자주 사용하는 플로우 요소들을 컴포넌트로 만들어 재사용할 수 있습니다.

실무 활용 팁

피그마에서 플로우차트를 작성할 때는 일관된 스타일 가이드를 먼저 설정하는 것이 중요합니다. 도형의 크기, 색상, 글꼴을 미리 정의해두면 나중에 수정할 때 훨씬 효율적이죠.

Auto Layout 기능을 활용하면 복잡한 플로우도 깔끔하게 정렬할 수 있습니다. 특히 조건부 분기가 많은 플로우에서 그 효과를 실감할 수 있을 겁니다.

미로(MIRO): 무한 캔버스의 자유로움

미로는 무한한 캔버스라는 개념으로 접근하는 도구입니다. 브레인스토밍부터 상세한 플로우차트까지, 생각의 자유로운 확장이 가능한 것이 가장 큰 매력이죠.

한 스타트업의 전체 비즈니스 프로세스를 매핑하는 프로젝트에서 미로를 사용했던 경험이 있습니다. 고객 유입부터 서비스 이용, 결제, 사후 관리까지 모든 과정을 하나의 큰 캔버스에 그려넣으면서 전체적인 그림을 볼 수 있었거든요.

미로의 핵심 기능

1. 무한 확장: 캔버스 크기에 제약이 없어 복잡한 시스템도 자유롭게 표현할 수 있습니다.
2. 다양한 템플릿: 사용자 여정 맵, 프로세스 플로우, 마인드맵 등 다양한 형태의 템플릿을 제공합니다.
3. 멀티미디어 지원: 이미지, 동영상, 링크 등을 자유롭게 삽입할 수 있어 풍부한 정보 전달이 가능합니다.
4. 워크숍 지원: 화상회의와 연동하여 실시간 브레인스토밍이나 워크숍을 진행할 수 있습니다.

효과적인 활용 방법

미로에서는 레이어 개념을 잘 활용하는 것이 중요합니다. 메인 플로우, 예외 상황, 참고 정보를 각각 다른 레이어에 배치하면 복잡한 정보도 체계적으로 관리할 수 있어요.

줌 레벨을 활용한 계층적 정보 구성도 미로만의 독특한 장점입니다. 전체 개요를 보다가 필요한 부분만 확대해서 상세 정보를 확인하는 방식이죠.

휨지컬(Whimsical): 심플함의 미학

휨지컬은 직관적이고 빠른 작업을 추구하는 도구입니다. 복잡한 기능보다는 핵심적인 기능에 집중해서, 학습 비용 없이 바로 사용할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이죠.

한 교육 플랫폼의 학습 진도 관리 시스템을 설계할 때 휨지컬을 사용했습니다. 복잡한 조건문과 분기가 많은 플로우였는데도, 휨지컬의 깔끔한 인터페이스 덕분에 쉽게 정리할 수 있었어요.

휨지컬의 특징

1. 직관적 인터페이스: 별도의 학습 없이도 바로 사용할 수 있는 간결한 UI를 제공합니다.
2. 빠른 작업 속도: 키보드 단축키와 스마트한 자동 정렬 기능으로 빠른 작업이 가능합니다.
3. 깔끔한 출력물: 자동으로 정리되는 레이아웃으로 별도의 디자인 작업 없이도 완성도 높은 결과물을 얻을 수 있습니다.
4. 마인드맵 연계: 플로우차트와 마인드맵을 자유롭게 전환하며 작업할 수 있습니다.

실무 적용 사례

초기 아이디어 정리나 클라이언트와의 빠른 커뮤니케이션이 필요할 때 휨지컬만큼 효과적인 도구는 없는 것 같습니다. 회의 중에 바로 플로우를 그려서 보여주거나, 간단한 프로세스 변경사항을 즉시 시각화할 때 그 진가를 발휘하죠.

도구별 적합한 프로젝트 유형

각 도구는 서로 다른 강점을 가지고 있어서, 프로젝트의 성격에 따라 적절한 선택이 중요합니다.

피그마를 추천하는 경우

• UI/UX 디자인과 연계되는 플로우 작업
• 디자인팀과의 긴밀한 협업이 필요한 프로젝트
• 버전 관리와 히스토리 추적이 중요한 장기 프로젝트
• 정밀한 디자인 요소가 포함된 플로우차트

미로를 선택해야 할 때

• 대규모 시스템의 전체 구조 파악
• 브레인스토밍과 플로우 작성을 동시에 진행
• 다양한 부서가 참여하는 워크숍 형태의 프로젝트
• 비선형적이고 창의적인 사고가 필요한 경우

휨지컬이 적합한 상황

• 빠른 아이디어 검증이나 프로토타이핑
• 클라이언트와의 즉석 커뮤니케이션
• 개인 작업이나 소규모 팀 프로젝트
• 심플하고 깔끔한 플로우차트가 필요한 경우

협업 효율성을 높이는 활용법

도구 자체의 기능도 중요하지만, 팀과 어떻게 소통하느냐가 더 중요한 경우가 많습니다. 아무리 좋은 도구라도 팀원들이 제대로 활용하지 못하면 의미가 없거든요.

한 온라인 쇼핑몰 프로젝트에서 개발팀, 기획팀, 마케팅팀이 각각 다른 도구를 선호하는 상황이 있었습니다. 결국 공통 언어를 만드는 것이 해답이었죠. 피그마를 메인 도구로 정하되, 각 팀이 편한 도구에서 초안을 작성한 후 피그마로 통합하는 방식을 채택했습니다.

효과적인 협업을 위한 원칙

1. 명확한 역할 분담: 누가 언제 어떤 부분을 업데이트할지 미리 정해두면 혼란을 줄일 수 있습니다.
2. 일관된 표기법: 도형, 색상, 텍스트 스타일에 대한 규칙을 팀 전체가 공유해야 합니다.
3. 정기적인 동기화: 큰 변경사항이 있을 때마다 팀 전체에 공유하는 습관을 만들어보세요.
4. 피드백 시스템: 댓글이나 리뷰 기능을 적극 활용해서 비동기적 소통을 원활하게 하는 것이 중요합니다.

실무에서의 선택 전략

결국 가장 좋은 도구는 팀의 상황과 프로젝트 특성에 가장 잘 맞는 도구입니다. 완벽한 도구란 존재하지 않고, 각각의 장단점을 이해하고 적재적소에 활용하는 지혜가 더 중요하죠.

프로젝트 초기에는 휨지컬로 빠르게 아이디어를 정리하고, 중간 단계에서는 미로로 전체적인 구조를 잡고, 최종 단계에서는 피그마로 정밀한 플로우를 완성하는 방식도 충분히 고려해볼 만합니다.

중요한 것은 도구에 매몰되지 않는 것입니다. 플로우차트의 목적은 복잡한 사고를 명확하게 정리하고, 팀원들과 효과적으로 소통하는 것이거든요. 어떤 도구를 사용하든 이 본질을 잃지 않는다면, 프로젝트는 분명 성공적인 방향으로 흘러갈 것입니다.

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Jay Kim 웹/앱 서비스기획 26년차
현대경제연구원 IT분야 전문 컨설턴트
프로필 http://bit.ly/3E1OGQB
프로젝트 문의: mailside@gmail.com (카카오톡, 지메일)